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内部控制
致:养社区
来自:Joanie M. 马奥尼总统
回复:养的内部控制程序
2021年11月16日
The mission of the College of Environmental Science 和 Forestry is to advance knowledge 和 skills, while promoting the leadership necessary for the stewardship of both the 自然和设计的环境.
As an agency of New York State, 养 is obligated to fulfill the requirements of the 1987年纽约州政府问责、审计和内部控制法
An 内部控制 Program is the integration of activities, plans, attitudes, policies, procedures, 和 the efforts of people working together to provide reasonable assurance 一个组织将实现它的目标和使命. 一个有效的内部 control system is a high priority 和 requires cooperation on all levels to help ensure 成功地实现了我们的使命. 这包括方法和措施 adopted by the College to promote the thoughtful 和 efficient use of State, 和 all 其他资源. 例如，内部控制有助于确保现金收入 promptly deposited in bank accounts, protect personal information, provide for complete 和 accurate recordkeeping with respect to financial 和 student transactions, ensure compliance with the rules that govern us, 和 that college equipment is properly cared 用于或仅用于其预定的目的. 简而言之，一个精心设计的内部系统 控制和保护学校资产，并帮助减轻各种风险.
预算司(DOB)发布了 预算政策和报告手册项目B-0350, Governmental 内部控制 和 Internal Audit Requirements, which require certain 内部控制职责，并向DOB提供年度认证.
要求是:
- 建立和维护内部控制系统的指导方针.
- Establish 和 maintain a system 内部控制 和 a 程序 of internal control 审查.
- 向员工提供一份政策和标准的声明 都应该遵守.
- 指定一名内部控制人员执行和审查内部控制 程序.
- Implement education 和 training to ensure employees have adequate awareness 和理解 内部控制标准.
- 评估内部审计职能的必要性.
一个成功的内部控制计划取决于全体员工的参与 在每个层面上. 虽然我们每个人都有责任建立内部控制 在我们单位，审查校园控制的责任被分配给 商务办公室与 戴夫Dzwonkowski (x6642)担任内部控制官. 你可以期待收到 当你的单位被选中进行内部控制系统的审查时. In 此外，他们很乐意与您合作评估的有效性 你的单位的控制.
In closing, I encourage each of you to cooperate fully with our campus internal control 团队. 感谢您对这一重要和正在进行的工作的参与和合作 努力.
内部控制:它们是什么，我们为什么需要它们?
Internal 控制 encompass an organization's plan to meet its mission; promote performance leading to effective accomplishment of goals; safeguard assets; ensure accuracy 和 reliability of data; promote operational efficiency; 和 encourage adherence to prescribed 管理政策和程序. 我们的能力和职业操守 健全的内部控制程序的必要组成部分. 通过了解我们的责任 我们是否可以为我们的内部控制系统提供合理的保证 是否足够并有效运作.
The 内部控制 Act, more 具体的ally referred to as the New York State Governmental Accountability, Audit 和 内部控制 Act (originated in Chapter 814 of the Laws 1987年的法律，然后在1999年的法律第510章中成为永久性的)，是 养内部控制计划. 《博彩平台》要求所有州 包括博彩平台在内的机构制定了正式的内部控制计划. 有六个 1987年《博彩平台》的要求如下:
- 保持书面的内部控制指南.
- 维护内部控制系统，对业务进行持续审查.
- 向所有员工简要说明政策和标准.
- 指定一名内部控制人员.
- 对所有员工进行内部控制教育和培训.
- 评估内部审计职能的必要性.
内部控制基础
内部控制
内部控制 are an integral part of each system used to regulate 和 guide operations. Internal 控制 are designed to promote performance leading to the effective accomplishment 一个组织的目标和目的.
内部控制制度
Internal 控制 with a common purpose are grouped together 和 referred to as internal 控制系统. 基本上，内部控制系统是法律、政策和程序 影响基金的日常运作和管理.
内部控制系统的例子包括但不限于:
- 外部(联邦、州、大学)法律、法规、政策和程序
- 大学校董会的政策
- 大学手册、目录和其他政策和程序说明
- 学术课程和课程大纲
- 学生注册系统
- 财务及人事程序
- 大学长期规划
- 集体谈判单位合同
- 财务和业务审计
- 员工绩效计划和评估
- 认证(中部各州等.)
- 考勤报告
- 财产(设备)管理
- 电子数据和网络安全
- 公共安全，环境安全，规范合规的做法
- 教职员参议院管理程序
- 服务合同，可撤销许可证
- 楼宇门锁系统及钥匙控制
- 学生、员工身份证等.
合理的保证
内部控制制度必须提供合理的保证 校园将以一种经济有效的方式建成. 合理保证提供足够的 相信内部控制正在发挥作用，以确保组织能够做到这一点 达到目标和目的.
内部控制的成本
Internal 控制系统 should remain cost effective 和 not exceed the benefit derived.
内部控制目标
养内部控制计划的具体目标是:
- 遵守法律、法规、政策、程序和指引;
- 成功实现校园使命、宗旨和目标;
- 业务效益、效率和经济性;
- 通过防止/尽量减少浪费、损失和未经授权的使用来保护资产 挪用资金;
- Maintaining complete inventory of equipment items 和 verify the accuracy by periodic 物理计数;
- 准确记录、保存和报告财务和其他关键数据.
内部控制基础
The foundations of 养's internal 控制系统 are the various policies 和 procedures 适用于其日常运营. 下面是影响的基本基础的例子 养全体员工:
- SUNY程序手册
- 公职人员法
- 校园采购程序
- 考勤制度
- 政策手册
- 招聘实践
- 交易流程
内部控制流程
内部控制流程的第一步是 分割组织 通过确定校园所需的程序和管理功能 执行其使命. 通过此过程确定的功能称为“可评估的” 并为内部控制程序提供框架. 校园之后 被分成可评估的单元，每个单元的 评估风险. 这可以通过自我评估调查或一对一的讨论来完成 单位经理和内部控制干事.
Through this process, the campus evaluates its susceptibility to conscious or unintended 滥用和降低运营效率. 以下是风险的一些因素 assessment are: inherent risk of the 单位, management's attitude toward internal 控制, 物理位置，审查频率和人员流动率. 在完成 a risk assessment, each assessable 单位 is given a rating of low, medium or high risk. 在调度时要考虑这些评级 区域内部控制评审 to analyze procedures 和 policies 和 ensure that areas are functioning as intended 并协助校园实现其目标.
Examples of procedures 和 policies that may be evaluated during an area 审查 are 规划活动、项目评估、预算周期、人事事务、 信息系统，现金活动，合同管理和资本项目. 在 完成地区检讨; 建议 may be made to add, delete, or change internal 控制 or procedures for the assessable 单位. 这个过程的最后一个组成部分是 后续. 执行此步骤是为了验证建议的操作是否正确 执行后，该单位继续按预期运作.
预防和侦查控制
内部控制是为了确保正确的事情发生而采取的行动 错误的事情则不然. 内部控制有两种类型: 预防 控制和 侦探 控制.
预防控制
预防性控制的目的是防止错误或不规范的发生 首先. 它们内置在内部控制系统中，需要专业 在最初设计和实施阶段的努力. 然而，预防控制 不需要大量的持续投资.
侦探控制
Detective 控制 are designed to detect errors 和 irregularities, which have already 发生并保证及时纠正. 这些控件代表一个连续的 运营费用和费用往往昂贵，但却是必要的. 检测控件提供 纠正数据错误、修改控制或恢复丢失资产的方法.
内部控制标准
Internal 控制 must meet basic st和ards to ensure that adequate internal control 建立和维护系统. 内部控制标准有两种类型: 一般 和 具体的. 一般的内部控制标准描述了我们想要达到的目标，而具体的 内部控制标准告诉我们如何实现这些目标. 下面是一些例子 一般和具体的内部控制标准. 每个示例后面都有 简要说明.
通用标准
合理的保证
内部控制制度应提供合理的保证
组织将会完成.
支持的态度
Managers 和 employees should maintain 和 demonstrate a positive 和 supportive attitude
随时进行内部控制.
主管人员
管理者和员工应该有个人和职业的诚信和维护
一种能让他们完成指定职责的能力水平
了解制定和实施良好内部控制的重要性.
控制目标
Internal 控制系统 should help to assure compliance with laws 和 that the campus
满足其目标和目的.
控制技术
这些都是实现内部控制制度目标的手段
(i.e. 特定的内部控制标准).
特定的标准
文档
所有内部控制系统、交易和事项的充分记录
维护.
记录
所有的交易和事件都应及时准确地记录下来.
授权
All transactions 和 events should be authorized 和 executed by persons within the
他们的权力范围.
结构
Key duties 和 responsibilities in authorizing, processing, recording 和 审查ing
事务应该分开.
监督
Adequate supervision must be provided to ensure that internal control objectives are
实现.
安全
对资产和记录的访问和问责应限于授权
个人.
谁该对什么负责?
我们的能力和职业操守 essential components of a sound internal 控制程序. 通过了解我们的责任，我们可以提供帮助 合理保证我们的内部控制系统是充分的和运作的 以有效的方式. 本节将确定理论之间的关系 到目前为止给出的定义和你作为员工的责任.
员工的职责:
- 履行职位描述中规定的职责.
- 符合适用的性能标准.
- Participating in education 和 training 程序s to increase awareness 和理解 内部控制标准.
- 采取一切合理措施保护资产，防止浪费、损失和未经授权的行为 使用和挪用.
- 禁止利用你的公职来获得不正当的特权. 当 如有疑问，请你的行政主管审核此事.
- 向主管报告内部控制系统的故障.
经理有这些额外的责任:
- 维持一个鼓励内部控制设计的办公环境.
- Documenting policies 和 procedures that are to be followed in performing office functions.
- Identifying the control objectives for the functions 和 implementing cost effective 为实现这些目标而设计的控制措施.
- 定期测试控件以确定它们是否按预期运行.
内部控制主任是校园内部控制项目的先锋 负责以下工作:
- 监督和评价组织的整体内部控制系统.
- Coordinating the development 和 implementation of the campus' 内部控制 Program.
- 监控已识别的弱点和所需的纠正措施.
- 确保员工被告知适用的政策并收到适当的 内部控制培训.
- 完整的中央管理需要报告要求.
积极的态度
最高管理者的承诺
Employee attitude affects the quality of job performance 和, as a result, the quality
内部控制. 一种积极的态度是在内部发起和培养的
控制是一致的优先级. 高层管理人员必须表现出承诺
到校园内部控制项目.
Statements of policies 和 st和ards were developed at each campus 和 made available 致全体员工. 这些声明确定了所有员工共同的基本政策 为了学校的利益，鼓励大家遵守这些规定. 这些语句证明了 最高管理层对校园内部控制计划的承诺.
培训
Another factor essential to the success of 养's 内部控制 Program is adequate 内部控制方面的培训. 培训应使员工熟悉 内部控制程序的目标、运作方式和效益 它提供了. 制作了“内部控制要点”视频幻灯片 in early 2015 和 all employees are required to view this each year (a link is provided 在这个网页上，或者你可以联系吉姆弗莱彻分机4894，如果你愿意 再看一遍这个演示).
Adequate training helps all employees underst和 the importance of their role in the 校园内部控制制度. 此外，管理应该对员工开放 关于校园内部控制制度的建议. 用户是最好的资源 对系统的改进.
报告欺诈
Another factor essential to the success of 养's 内部控制 Program is adequate 内部控制方面的培训. 培训应使员工熟悉 内部控制程序的目标、运作方式和效益 它提供了. 制作了“内部控制要点”视频幻灯片 in early 2015 和 all employees are required to view this each year (a link is provided 在这个网页上，或者你可以联系吉姆弗莱彻分机4894，如果你愿意 再看一遍这个演示).
Summary
内部控制已经成为我们日常运营的一部分. 控制发展起来了 和 exercised by managers 和 their staffs are the substance of the internal control 程序. 养的内部控制程序有助于确保控制是正确的 文档化，并按预期功能运行.
我们的目标不是让每个人都成为内部控制方面的专家，而是增加 我们对内部控制的认识和理解. 事实上，这是最重要的 success factor of the 内部控制 Program is a high level of individual awareness 和理解. Internal 控制 are everyone's responsibility; therefore, it 每个人都能够识别存在的内部控制是否至关重要 在他们的单位里. 我们都有责任知道存在哪些内部控制以及如何存在 评估其有效性.
A successful 内部控制 Program will help to streamline our processes 和 improve 我们的服务水平和质量. 养内部控制计划的结果 will be a better, more enjoyable work place 和 a quality institution of higher education.
有关内部控制的更多信息或养的内部控制状况 程序，请联系养的内部控制官.